Con la Circolare Agenzia delle Entrate n. 15/E del 22 dicembre 2025, arrivano chiarimenti decisivi su rimborsi chilometrici, trasferte e tabelle ACI 2026.
Un intervento che rafforza la certezza operativa per aziende, HR e payroll, riducendo il rischio fiscale nella gestione quotidiana .
Tracciabilità delle spese di trasferta: cosa resta escluso
L’Agenzia delle Entrate precisa che l’obbligo di tracciabilità riguarda solo alcune spese di viaggio.
Spese escluse dall’obbligo di tracciabilità
Restano escluse:
- biglietti per trasporti pubblici (treno, aereo, autobus, nave)
- indennità chilometriche per utilizzo del mezzo proprio
Un chiarimento fondamentale per chi gestisce note spese e amministrazione del personale, soprattutto in aziende con frequenti missioni.
Trasferte all’interno del comune: il rimborso è imponibile?
No.
La Circolare conferma che il rimborso chilometrico non concorre alla formazione del reddito, anche per trasferte effettuate nel territorio comunale.
Le condizioni da rispettare
L’esclusione vale se:
- il lavoratore utilizza il mezzo privato
- l’importo è calcolato secondo le tabelle ACI
- la trasferta è adeguatamente documentata
Tabelle ACI 2026: attenzione all’utilizzo corretto
Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del 23 dicembre 2025, sono state aggiornate le tabelle ACI 2026.
Tabelle ACI e fringe benefit auto
Le tabelle ACI annuali servono esclusivamente a:
- determinare il fringe benefit dei veicoli ad uso promiscuo
- calcolare un valore forfettario, basato su una percorrenza standard di 15.000 km annui
Non sono valide per il rimborso chilometrico.
Rimborso chilometrico: quali tabelle utilizzare
Per riconoscere correttamente il rimborso chilometrico al dipendente:
- devono essere utilizzate le tabelle dei costi chilometrici ACI disponibili sul portale ACI
- i valori variano in base a:
- modello del veicolopercorrenza media annua
- aggiornamento dei costi del carburante
Questo aspetto è cruciale per evitare errori fiscali.
Fringe benefit auto fuori dai casi standard
Per i veicoli assegnati ad uso promiscuo non rientranti nelle fattispecie previste dalla normativa, il fringe benefit va determinato secondo il valore normale (art. 9 TUIR).
Metodo di calcolo suggerito
In assenza di criteri ufficiali, il metodo più prudente è il calcolo analitico:
- chilometri per uso personale / chilometri totali = % uso privato
- valore normale × % uso privato = fringe benefit imponibile
Cosa devono fare ora aziende e HR
Alla luce dei chiarimenti della Circolare 15/E, è consigliabile:
- rivedere le policy su trasferte e rimborsi chilometrici
- verificare la corretta applicazione delle tabelle ACI 2026
- allineare note spese, fringe benefit e buste paga
Un passaggio strategico per prevenire contestazioni e semplificare la gestione.
Le principali novità sui rimborsi chilometrici
In sintesi, cosa cambia dal 2026:
- I rimborsi chilometrici non sono soggetti a tracciabilità, perché non rientrano tra le spese di taxi e NCC
- Restano esclusi dalla formazione del reddito, se correttamente documentati, indipendentemente dal metodo di pagamento
- L’esclusione vale anche per le trasferte all’interno del comune, se l’indennità è calcolata secondo le tabelle ACI
- Viene chiarita la distinzione tra tabelle ACI per fringe benefit e tabelle per rimborso chilometrico
- Definiti i criteri di calcolo del fringe benefit per veicoli fuori dalle fattispecie standard
Questi punti rispondono direttamente ai dubbi più frequenti emersi nella prassi operativa.
