Chi non si è sentito spaesato il primo giorno di lavoro? Per aiutare a coinvolgere maggiormente il neo assunto si parla di onboarding aziendale, quel processo di integrazione e di familiarizzazione del nuovo dipendente all’interno dell’organizzazione per farlo sentire subito a suo agio.

Come organizzare un processo di onboarding?

Durante la realizzazione del processo di selezione del personale è importante avere ben chiaro tutti i passaggi che l’azienda e il neo assunto dovranno seguire.

L’analisi della situazione aziendale è il primo passo perché si deve mettere al corrente l’intera organizzazione dell’arrivo del nuovo arrivato, andando anche a spiegare il perché e gli obiettivi dell’inserimento della nuova risorsa. Infatti, è importante saper comunicare in modo chiaro, coerente ed efficace con il team. In questo modo, durante il processo di onboarding in azienda si coinvolgerà il nuovo talento in modo attivo, condividendo con lui la cultura aziendale, i valori, la mission e la vision dell’azienda.

Un buon piano di onboarding continua con la formazione e la dotazione di tutto il materiale necessario (pc, smartphone aziendale, postazione, ecc.) per fornire tutte le informazioni adatte così da avere una base teoria e pratica di tutti gli strumenti che il neo assunto deve utilizzare e che gli permetteranno di intraprendere questo nuovo percorso nel migliore dei modi. Inoltre, è importante anche metterlo a conoscenza di tutti i benefits che l’azienda offre, come welfare, buoni pasto e così via.

Il new entry si sentirà subito a suo agio se si coinvolge internamente anche il management aziendale e i vari membri del team.

Selezione interna del personale: quanto può durare l’intera procedura?

L’inserimento del personale potrebbe togliere un po’ di tempo; infatti, un processo di onboarding potrebbe durare dai 3 ai 6 mesi. Questo perché non bisogna avere fretta, anzi un onboarding di successo ha bisogno del tempo giusto per ottenere un vero e proprio avanzamento graduale e serve per rendere maggiormente produttive le nuove risorse generando una collaborazione a lungo termine, evitando anche l’abbandono del lavoro dopo soli pochi mesi dall’assunzione.

Dedicando il tempo adatto si possono creare diversi percorsi di inserimento, tenendo conto anche delle caratteristiche personali del neoassunto. Tutto questo servirà ad accoglierlo nel migliore dei modi e trasmettergli la giusta motivazione a lavorare nelle condizioni migliori e in modo produttivo. Infatti, un efficace onboarding aziendale che valorizza l’integrazione sociale e culturale del neoassunto, renderà il new entry pienamente produttivo e consapevole della cultura aziendale.

Processo di onboarding efficace: quanti vantaggi genera?

Se ben studiata e ben integrata, la strategia dell’onboarding riuscirà ad ottenere dei vantaggi non solo per la nuova risorsa, il quale apprenderà tutte le dinamiche aziendali, ma anche per l’azienda. Proviamo a fare qualche esempio:

• Avere lavoratori di talento: se una risorsa con elevate qualifiche professionali si trova bene non lascerà l’azienda, anzi darà il meglio in ogni attività. Questo contribuirà a rendere l’ambiente lavorativo più gradevole e produttivo.
• Maggiore produttività: se i nuovi arrivati si sentono integrati nel team di lavoro, avranno obiettivi comuni da perseguire e condividono gli stessi valori; quindi, saranno più produttivi e motivati.
• Buona impressione: se i dipendenti si sentono a proprio agio fin dall’inizio, si sentiranno subito parte integrante dell’azienda.
• Minori costi di assunzione: se i collaboratori lasciano il lavoro nei primi mesi per l’azienda è un grande costo economico. Con un buon processo di onboarding questo non accadrà e andrà a vantaggio dell’azienda.

Di conseguenza tutto questo genererà dei vantaggi anche per i dipendenti, i quali:

• Si sentono parte di qualcosa di grande;
• Sono informati sui loro compiti e su come lavora l’azienda;
• Hanno maggiore motivazione per mostrare il loro valore;
• Saranno soddisfatti e decideranno di continuare a lavorare per l’impresa.

Gli strumenti adatti per il processo di onboarding digitale

In un processo come quello dell’onboarding aziendale la tecnologia è uno tra gli strumenti più importanti perché il processo di selezione sarà più fluido, migliorando sia il lavoro del team HR, sia l’inserimento dei nuovi assunti. Utilizzando gli strumenti digitali adatti si otterrà un’accelerazione e automatizzazione del processo di onboarding permettendo alla nuova risorsa di accedere a tutte le informazioni di cui ha bisogno da qualunque dispositivo.

Tra gli strumenti adatti per l’HR onboarding possiamo proporvi qualche esempio, come:

• Software per videoconferenze: come Microsoft Team, Skype, Zoom, Webex e molte altri, i quali permettono una gestione più efficiente di colloqui singoli o di gruppo, ti danno la possibilità di organizzare riunioni, pianificare webinar;
• Software di collaborazione aziendale: come Trello, Slack, Dropbox, attraverso i quali i dipendenti possono lavorare da remoto su uno stesso progetto e organizzare il flusso di dati e informazione in modo facile e veloce.
• Software di firma digitale: come la Firma Digitale Zucchetti che permette di dematerializzare delle pratiche aziendali permettendo al nuovo arrivato di firmare i documenti necessari anche da pc, tablet, cellulare.

Grazie all’impiego di strumenti innovativi si ridurranno i margini di errore, si archivieranno tutti i dati con sicurezza, semplificando l’accesso alle informazioni e rendendo il tutto più snello e veloce. Inoltre, si otterrà una maggiore coerenza nell’inserimento dei nuovi dipendenti perché si offre a ognuno dei nuovi assunti la stessa esperienza, costruendo in questo modo un team che conosce e comprende la cultura e i valori dell’impresa. Per non parlare della riduzione in ottica di costi previsti nel tradizionale processo di onboarding e possibilità di gestire tutti i progetti da remoto senza difficoltà.

Implementando i servizi Zucchetti si parlerà di “Enterprise Digital Folder”, ossia l’archivio unico che raccoglie e cataloga tutti i documenti relativi a un soggetto nel sistema, interno o esterno all’azienda. È possibile, infatti:

• Gestire tutte le informazioni di ogni soggetto aziendale;
• Archiviare in modo automatico gli applicativi;
• Catalogare per classe documentale;
• Gestire funzioni di ricerca dei documenti,
• Avere tutto in linea con le nuove normative sulla privacy.
• Conservare tutti i documenti: cedolini, LUL, 770, ecc.

Quali sono gli obiettivi di un piano di onboarding?

L’onboarding aziendale, come abbiamo visto, porta con sé diversi benefici che vanno a vantaggio di entrambe le parti coinvolte. Ma vediamo insieme gli obiettivi dell’adozione di questa strategia:

• Rispettare le politiche interne dell’azienda: il nuovo dipendente deve conoscere tutte le regole relative al suo lavoro, dalle politiche legali e sociali agli standard di sicurezza;
• Conoscere la posizione di un lavoratore e le sue funzioni: bisogna spiegare le tecniche, i metodi e gli strumenti necessari per eseguire il lavoro nel migliore dei modi;
• Far conoscere i valori aziendali: il nuovo dipendente deve comprendere i valori, gli obiettivi e la mission e vision dell’azienda.
• Mostrare la collaborazione dell’organico nell’organigramma aziendale: è necessario comprendere la posizione di ciascuno all’interno della struttura dell’azienda. Si dovrebbe aiutare il lavoratore a stabilire delle relazioni con altri colleghi per agevolare l’attuazione quotidiana dei loro compiti.

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