Se nella tua azienda sei ancora sommerso dalle scartoffie e montagne di documenti cartacei, l’archiviazione digitale documenti è proprio quello di cui hai bisogno!
L’archiviazione sostitutiva è quel processo che trasforma tutti i tuoi documenti cartacei in versione digitale, creando così un archivio digitale che semplifica il complesso atto stesso dell’archiviazione. Ma non è finita qui!
Se stai cercando di scoprire come questo processo può trasformare il tuo modo di lavorare, questo articolo fa al caso tuo.
Il processo di archiviazione digitale documenti non è solo in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico mediante la firma digitale, ma consente alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, di archiviazione e di conservazione.
Quali sono i vantaggi tangibili dell’archiviazione sostitutiva?
I vantaggi correlati all’archiviazione sostitutiva e alla digitalizzazione dei documenti sono numerosi, sia dal punto di vista economico sia dal punto di vista della sicurezza. Possiamo citare, infatti:
- maggiore efficienza: evoluzione dei processi amministrativi, il reperimento immediato dei documenti e la sicurezza dei dati processati;
- risparmio di costi e ottimizzazione delle risorse: attraverso l’eliminazione degli archivi cartacei, il riutilizzo dello spazio recuperato, e la riduzione dei costi di stoccaggio,
- scelta sostenibile: grazie alla possibilità di acquisire massivamente i documenti, anche tramite barcode.
La sicurezza al primo posto: archiviazione documentale a norma di legge
Quando parliamo di archiviazione documentale è importante altresì parlare di sicurezza, questo perché le archiviazioni devono essere a norma di legge.
L’archiviazione sostitutiva è regolamentata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), il quale attribuisce valore ai documenti informatici e mantiene inalterati i requisiti probatori nel tempo permettendo, nei casi previsti, di distruggere il documento originale cartaceo.
Nel momento in cui l’archiviazione digitale documenti è conforme alla legge sarà possibile equiparare tutti i documenti digitali a quelli cartacei, risparmiando così i costi di stampa.
Inoltre, grazie alla firma digitale e marca temporale, questi documenti digitali assumono valore e, grazie alla data e ora certa, possono considerarsi legalmente validi.
Scopri Infinity DMS: l’innovativo software archiviazione documenti
Per una gestione ottimale e innovativa dell’archiviazione sostitutiva, ti presentiamo Infinity DMS, il software archiviazione documenti all’avanguardia.
Questo innovativo sistema di gestione archiviazione dei documenti Zucchetti ti permette di dematerializzare e rendere efficienti i flussi documentali direttamente dalla tua scrivania.
Grazie all’archiviazione digitale documenti con Infinity DMS, potrai tagliare i costi legati all’uso della carta, ridurre gli errori, mettere in sicurezza i documenti e lavorare in modo più efficiente, rintracciando ogni documento con maggiore velocità.
Con Infinity DMS otterrai:
- la completa dematerializzazione dei flussi documentali
- un’organizzazione ottimale dei processi informativi e distributivi
- la totale tracciabilità e reperibilità istantanea dei documenti
- l’accessibilità illimitata dei documenti con sicurezza garantita
- la riduzione concreta dei costi
Ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere e distribuire i documenti non è mai stato così facile.
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