Problem solving: risolvere i problemi in modo efficace

Quante volte all’interno della nostra giornata lavorativa ci troviamo di fronte a problematiche che pensiamo siano ingestibili o, addirittura, irrisolvibili?

La risposta più comune è sicuramente: spesso.

Ed è proprio da questo punto che partiamo, per approfondire la tematica centrale di questo articolo, ossia la propensione e la capacità di ogni individuo nel trovare soluzioni e strade alternative per far fronte alle difficoltà e, di conseguenza, risolverle.

Tutto questo, ai giorni nostri, è racchiuso nel concetto più comunemente conosciuto con il nome di “Problem Solving”.

Non esiste una capacità di problem solving definita, ma sicuramente l’attuazione di alcuni comportamenti, come ad esempio la definizione e la condivisione di obiettivi, possono aiutare sia la risoluzione dei problemi che, al contempo, il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

A ogni problema la sua possibile soluzione

All’interno di ogni azienda, nel corso dell’anno, sorgono una serie di criticità che necessitano di una risoluzione. Ne abbiamo identificato una selezione, cercando di analizzarle e di fornire quella che potrebbe essere una soluzione adeguata.

1. Problemi che richiedono un intervento immediato: in questo caso si ha bisogno di un riscontro rapido. Troviamo questa casistica soprattutto nelle aziende di produzione, all’interno delle quali le problematiche riguardano soprattutto macchinari;
2. Problemi che riguardano una performance negativa, contraria a uno standard di performance predefinito: in questi casi si deve intervenire utilizzando un pensiero di tipo critico/logico che permette di analizzare con chiarezza cosa non sta funzionando come deve. Per questo si ha bisogno di competenze specifiche dell’area in cui si registra il problema. Dopo aver individuato il modo nel quale intervenire, diventa fondamentale il monitoraggio della performance affinché tutto rientri nei parametri;
3. Problemi che si evidenziano nel momento in cui si ha bisogno di raggiungere un livello di performance più elevato rispetto all’attuale: in questo caso, diventa fondamentale la capacità di sfruttare quello che conosciamo come pensiero creativo, attraverso il quale si può arrivare ad una soluzione alternativa rispetto a procedure consolidate;
4. Problemi che sorgono nel momento in cui si cambia il business aziendale: in questo caso sarebbe corretto optare per la tipologia di problem solving strategica, nella quale il team deve dimostrare l’essere in grado di fondere tutti i tipi di pensiero fino a qui citati: logico, critico, creativo, ai quali aggiungiamo la capacità di ragionare in maniera sistemica.

Come risolvere i problemi? Adottando efficaci tecniche di problem solving

Un individuo con ottima propensione al problem solving è colui capace di sviluppare delle competenze trasversali adottando delle tecniche che aiutino nel raggiungimento dell’obiettivo prefissato.

Ma quali sono le fasi da seguire con esattezza?

1. Definizione del problema: individuare e descrivere il problema partendo dal nocciolo della questione. Questo si può sviluppare con l’aiuto di domande che raggruppano i diversi punti di vista di tutti i coinvolti, ad esempio:
   1. Qual è il problema?
   2. Perché si deve risolvere?
   3. Dov’è stato riscontrato il problema?
   4. Chi ne è testimone?
   5. Com’è successo?
2. Analizzare e scomporre il problema: nel momento in cui si è individuata la problematica, la si analizza affinché si possano trovare soluzioni efficaci, pensando fuori dagli schemi e puntando a situazioni durature e stabili;
3. Comprendere le esigenze delle persone coinvolte grazie all’empatia che permette di gestire tutti i conflitti;
4. Ricerca delle possibili cause: effettuando un brainstorming si raccoglieranno tutte le cause possibili del problema, che successivamente si andranno a raggruppare in una sorta di diagramma utile alla risoluzione del problema;
5. Scegliere la soluzione migliore: una volta trovata, bisogna adattarla e condividerla con tutte le risorse coinvolte in modo da poter intervenire rapidamente. In questa fase, è importante misurare l’effettiva efficacia della soluzione così da comprendere il prima possibile la risoluzione del problema. È utile, quindi, adottare un monitoraggio continuo che vada ad indicare l’impatto di ogni soluzione adottata migliorando così tutto ciò che non funziona.

Come identificare le competenze di problem solving?

Le risorse che hanno la capacità di analisi e problem solving, detti anche ideatori di soluzioni sono persone che hanno delle caratteristiche inconfondibili e che si distinguono dalla massa aziendale. Vediamole insieme:

1. Capacità di ascolto: saper ascoltare è fondamentale per poter identificare un problema e risalire alla sua origine.
2. Capacità di analisi: analizzare il problema è uno dei primi passi per poter formulare una giusta ipotesi per trovare soluzioni e vie alternative che raggiungano l’obiettivo.
3. Capacità di valutazione: è importante riuscire a guardare un problema sotto diversi punti di vista e prospettive, scegliendo così la via migliore per risolverlo.
4. Capacità di prendere decisioni: è fondamentale saper formulare e impostare un piano in cui attuare la soluzione scelta e desiderata, capacità detta anche decision making.
5. Capacità di gestire lo stress: gestire le situazioni difficili, senza andare nel panico.
6. Capacità di concentrarsi sulla soluzione. 

Problem solver in azienda: come può aiutare internamente?

Hai mai sentito parlare di questa figura?

Il problem solver si occupa di risolvere tutti i problemi aziendali in modo efficace e proattivo, grazie alla sua attitudine al problem solving e al suo distacco nelle situazioni che gli permette di trovare una soluzione in modo oggettivo e senza farsi condizionare. È una figura strategica perché, grazie al suo modo di fare, riesce a mantenere alta la produttività nei momenti difficili.

Vediamo insieme alcune delle caratteristiche che rendono il problem solver così importante:

• Buone capacità comunicative;
• Atteggiamento proattivo: comportamento che gli consente di agire in anticipo ed evitare il problema;
• Ascolto attivo: ascoltare tutti coloro che potrebbero presentare una determinata problematica;
• Positività: convinzione di poter risolvere qualsiasi ostacolo, atteggiamento positivo di fronte ai problemi;
• Elasticità e flessibilità: capacità di adattarsi alle diverse situazioni riuscendo a considerare diversi punti di vista;
• Pazienza: è importante saperla gestire soprattutto in quelle situazioni in cui si deve lavorare con persone scontente e frustate per la problematica;
• Team working: capacità di lavorare in autonomia ma anche in gruppo;
• Gestire lo stress anche di fronte a imprevisti;
• Far fronte a difficoltà di ogni genere: si collega all’elasticità di sapersi adattare alle diverse situazioni e avere una visione panoramica per qualsiasi situazione;
• Pensiero laterale: considerare ogni singolo elemento, anche le valutazioni più scontate e minuziose.
• Abilità sociali: in azienda è importante per poter gestire situazioni complicate, persone scontente avendo delicatezza nel rapportarsi con esse, sempre con professionalità.

Come approcciarsi alla cultura del problem solving?

Se non si generano prima dei cambiamenti interni è difficile sviluppare, di conseguenza, una buona cultura di problem solving, per questo è importante stabilire, fin da subito:

• Gli scopi principali per l’implementazione del problem solving;
• In quale area sperimentare la cultura del problem solving;
• Definire il perimetro all’interno del quale effettuare una “first trial”;
• Assicurarsi di essere in possesso di una griglia di obiettivi, i quali siano assegnati ai collaboratori di un’area specifica e con un sistema di monitoraggio dei trend aggiornato;
• Adottare dei moduli formativi di problem solving che si approcciano al meglio alla situazione dell’azienda;
• Organizzare dei workshop all’interno del quale si formeranno dei facilitatori che andranno, a loro volta, a formare i collaboratori dell’azienda sulla propensione al problem solving;
• Monitorare tutti i risultati del primo trial e, se ha ottenuto successo, valutare il deployment dello stesso nelle aree restanti dell’azienda.

In un contesto lavorativo è molto importante sviluppare la cultura del problem solving perché le risorse potranno migliorare non solo i loro standard lavorativi, ma riusciranno anche in concreto a risolvere una situazione di conflitto raggiungendo gli obiettivi aziendali desiderati.